Makalah Sistem Akuntansi
BAGIAN l
PENDAHULUAN
A. Perumusan Masalah
Setiap perusahaan terang mempunyai bagian-bagian atau departemen-departemen yang menjalankan tugasnya sesuai dengan job diskripsi masing-masing bagian. Ada pecahan pemasaran, produksi, administrasi, pembelian dan lain sebagainya. Disetiap pecahan atau departemen mempunyai banyak mekanisme dalam menjalankan job diskripsinya.
Salah satu pecahan yang akan kami ambil sebagai tema makalah ini, yaitu pecahan pembelian. Karena pecahan pembelian ini mempunyai fungsi di pecahan terdepan sebelum proses produksi atau pelaksana.
Selain itu pada pecahan ini sanggup terdapat kerawanan penayalahgunaan mekanisme lantaran aneka macam faktor, baik internal maupun eksternal perusahaan. Jika kebanyakan orang pada sebuah perusahaan menyebutnya sebagai “bagian basah”.
B. Tujuan
Penyusunan makalah ini bertujuan untuk sanggup mengetahui mekanisme pembelian perlengkapan dan peralatan kerja di PT. Adi Putra Cilacap.
C. Manfaat
Dengan disusunnya makalah ini dibutuhkan memberi pengetahuan kepada pembaca untuk mengetahui apa itu mekanisme atau sistem, bagaimana prosesnya, bagaimana kelebihan dan kekurangannya. Kami mengambil sebagai pola salah satu mekanisme atau sistem yang dituangkan dalam sebuah flow chart, yaitu Prosedur Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja di PT. Adi Putra Cilacap.
D. Ruang Lingkup
Dalam Makalah ini akan dibahas alur aktivitas yang harus dilakukan dari awal hingga final mekanisme pembelian perlengkapan dan peralatan kerja, serta keterlibatan pihak-pihak yang terkait dalam proses pembelian tersebut hingga selesai. Pihak-pihak tersebut ialah bagian-bagian dari PT. Adi Putra Cilacap
BAGIAN II
PROSEDUR PEMBELIAN
PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA
DI PT. ADI PUTRA CILACAP
A. LATAR BELAKANG
Perlengkapan dan peralatan kerja selalu dibutuhkan jikalau perusahaan ini mendapatkan proyek atau pekerjaan sebagai kontraktor di sebuah perusahaan besar di Cilacap. Baik perusahaan milik pemerintah maupun perusahaan swasta.
Perusahaan ini bergerak dalam bidang lingkungan, yaitu pembuatan taman, perawatan lingkungan sekitar perusahaan yang menawarkan pekerjaan, penanaman pohon, penangganan limbah rumah tangga dan industri dan lain sebagainya.
Setiap pekerjaan yang diterima membutuhkan banyak pekerja dan tentunya banyak perlengkapan dan peralatan kerja, untuk perlengkapan ibarat tanaman, pupuk, tanah subur, segala jenis cat, dan lain sebagainya. Sedangkan untuk peralatan ibarat cangkul, sapu lidi, kaos tangan, peralatan safety, sepatu boat, kendaraan beroda empat pengangkut sampah, air, dan lain sebagainya.
Terkadang perlengkapan dan peralatan tersebut tersedia di gudang, akan tetapi jikalau sedang terdapat banyak pekerjaan, maka perlengkapan dan peralatan tersebut harus dibeli. Intinya selalu terjadi kehabisan untuk stok gudang.
Oleh alasannya ialah itu dibutuhkan pembelian untuk setiap perlengkapan dan peralatan yang habis terpakai dan rusak lantaran terpakai tersebut
1. Pengertian Prosedur
Prosedur ialah suatu urut-urutan pekerjaan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu pecahan atau lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering menjadi atau aktivitas rutinitas (Mulyadi, 1993).
2. Pengertian Pembelian
Pembelian bagi suatu perusahaan merupakan aktivitas yang sangat penting, lantaran hal ini terjadi sebelum memulai menjalankan aktivitas usahanya.
Pembelian ialah aktivitas yang dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa. Kaprikornus jikalau dihubungkan dengan prosedur, Prosedur Pembelian ialah suatu aktivitas yang dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari mulai diminta hingga barang tersebut diterima (Zaki Baridwan, 1981)
3. Pengertian Perlengkapan dan Peralatan Kerja
Perlengkapan ialah segala sesuatu baik yang berwujud benda padat, cair maupun gas, yang dipakai untuk pelaksanaan suatu aktivitas yang bekerjasama dengan suatu aktivitas tertentu, jikalau tidak ada perlengkapan maka sebuah pekerjaan sanggup tertunda.
Sedangkan Peralatan ialah alat yang dipakai untuk pelaksanaan suatu kegiatan, baik dipakai secara pribadi maupun secara tidak langsung, baik sebagai fungsi utama maupun sebagai fungsi cadangan.
B. PIHAK YANG TERKAIT DALAM PELAKSANAAN PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA DI PT. ADI PUTRA CILACAP
Sebuah sistem dibangun tentunya untuk dilaksanakan atau dilakukan, para pelaku atau bagaian-bagian yang terlibat didalam sistem ini ialah :
1. Bagian Penerima Order
Merupakan pecahan dari PT. Adi Putra Cilacap, yang bertugas mendapatkan order pekerjaan dari pihak lain.
2. Bagian Pembelian
Merupakan pecahan dari PT. Adi Putra Cilacap, yang bertugas membeli segala keperluan perusahaan yang sedang dibutuhkan atau hanya sebagai stok saja. Bagian ini bertugas sebagai penawar barang dan pemesan barang.
3. Bagian Pencatatan Pembelian
Merupakan pecahan dari PT Adi Putra Cilacap, yang berfungsi sebagai pencatat pembelian yang dilakukan oleh pecahan pembelian, pecahan ini bertugas, mengumpulkan kwitansi atau nota pembelian dan dokumen lainnya yang bekerjasama dengan barang atau jasa yang dibeli.
4. Bagian Gudang (Penerima barang dan pencatat)
Merupakan pecahan dari PT Adi Putra Cilacap, pecahan ini terdiri dari dua fungsi yaitu peserta barang masuk dan pencatat barang yang ada di gudang. Tugas pecahan gudang ialah mendapatkan barang yang akan dijadikan stok dan melaporkan stok yang sudah mencapai reorder point.
5. Kepala Pekerjaan (Mandor)
Merupakan pecahan dari PT. Adi Putra Cilacap, yang berfungsi sebagai pemesan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan. Kepala Pekerjaan bertugas memilih apa-apa yang dibutuhkan untuk menuntaskan pekerjaan dan mengawasi jalannya pekerjaan.
C. NARASI PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA DI PT ADI PUTRA CILACAP
Dengan melihat proses pembelian yang dilakukan oleh PT Adi Putra Cilacap, kami menawarkan penggambaran bagaimana proses tersebut dalam melaksanakan mekanisme yang berlaku
1. Bagian Penerima Order mendapatkan order pekerjaan dari sebuah perusahaan, order pekerjaan tersebut diteliti dan disanggupi oleh pecahan peserta order bersama pimpinan perusahan. Setelah order pekerjaan benar-benar didapat, order tersebut yang berupa PO (Purchase Order), PO di copy dan copyan diberikan kepada Kepala Pekerjaan.
2. Kepala Pekerjaan mendapatkan copy PO, dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan perlengkapan dan peralatan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Kebutuhan tersebut di buat sebuah dokumen dengan nama Daftar Kebutuhan (DK). DK di serahkan ke pecahan gudang.
3. Bagian gudang meneliti apakah perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan masih tersedia di gudang atau tidak, jikalau membutuhkan sebagian atau seluruh barang yang ada di dalam DK, maka pecahan gudang menciptakan SPP (Surat Pemesanan Pembelian). SPP diserahkan ke pecahan pembelian. Jika barang tersedia digudang maka pecahan gudang menyerahkan barang tersebut kepada Kepala Pekerjaan. Kepala pekerjaan harus menandatangani Surat Pengambilan Barang (SPB), sesudah ditanda tangani SPB beserta data pendukung lainnya di arsipkan.
4. Bagian pembelian mendapatkan SPP dan Copy DK serta Copy PO, pecahan pembelian kemudian membeli kepada pemasok atau toko-toko disekitar. Proses pembelian barang ini menghasilkan kwitansi atau nota pembelian. Kwitansi atau nota di copy, kwitansi atau nota asli, copy PO, Copy DK dan copy SPP diserahkan ke pecahan pencatatan pembelian. Setelah itu barang yang sudah dibeli diserahkan ke gudang. Dan pecahan gudang menandatangani Laporan Penyerahan Barang (LPB) yang nantinya akan di arsip oleh Bagian Pembelian dan Pencatatan gudang
5. Kepala Pekerjaan melaksanakan pekerjaannya.
D. DOKUMEN-DOKUMEN
Beberapa dokumen yang mendukung dalam pembelian barang ini :
1. PO (Purchase Order) : Order pekerjaan dari perusahaan lain
Yang Mengarsip PO :
Bagian Pencari Order, Pencatat (Gudang), Pencatatan Pembelian, Kepala Pekerjaan
2. DK (Daftar Kebutuhan) : Daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang dibentuk oleh Kepala Pekerjaan
Yang Mengarsip DK :
Kepala Pekerjaan, Pencatatan (Gudang), Pencatatan Pembelian
3. SPP (Surat Pemesanan Pembelian) : berisi barang-barang yang dibutuhkan yang tidak tersedia di gudang.
Yang Mengarsip SPP
Pencatatan (Gudang) dan Pencatatan Pembelian
4. SPB (Surat Pengambilan Barang) : berisi daftar pengambilan barang seseorang ke gudang.
Yang Mengarsip SPB
Pencatatan (Gudang) dan Kepala Pekerjaan
5. LPB (Laporan Penyerahan Barang) : berisi daftar barang masuk ke gudang
Yang Mengarsip LPB
Bagian Pencatatan Pembelian dan Pencatatan (Gudang)
6. Dokumen Pendukung : Nota atau Kwitansi Pembelian Barang
Yang Mengarsip Dokumen Pendukung
Bagian Pencatatan Pembelian
BAGIAN III
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA
DI PT. ADI PUTRA CILACAP
A. KELEBIHAN
Kelebihan mekanisme ini berdasarkan pandangan kami, melihat flow chart yang ada dan pelaksanaan di lapangan ialah :
1. Prosedur ini kurang lebih sesuai dengan jaringan mekanisme pembelian.
2. Bagian gudang dan pecahan pembelian terdapat pecahan pencatatan secara terpisah, hal ini sanggup menghindari penggelapan asset.
3. Setiap pecahan melaksanakan kiprah sesuai dengan job diskripsinya.
4. Arsip tersimpan dengan baik dan tidak ada kehilangan arsip.
5. Setiap pemesanan barang harus ada dokumen-dokumen yang mendukung sesuai dengan prosedur.
6. Kepala Pekerjaan tidak boleh membeli barang sendiri.
7. Tanpa Surat Pembelian Barang dari gudang, tidak sanggup membeli barang.
8. Adanya investigasi stok terlebih dahulu sebelum membeli barang.
B. KELEMAHAN
Setiap kelebihan niscaya ada kekurangan, berdasarkan pandangan kami masih ada kekurangan dalam Prosedur Pembelian ini :
1. Pimpinan perusahaan hanya ikut mengecek PO saja, tidak menandatangani persetujuan pembelian barang, hal ini mengakibatkan pecahan pembelian dengan bebas membeli barang.
2. Pada Bagian Pembelian, Bagian Pencatatan Pembelian juga bertugas sebagai pengeluar kas. Hal ini sanggup terjadi mark up dan penggelapan keuangan pada pecahan pencatatan pembelian.
3. Terkadang Kepala Pekerjaan tidak mengikuti mekanisme jikalau menerima pekerjaan yang jauh dari gudang, Kepala Pekerjaan sanggup pribadi membeli perlengkapan atau peralatan yang kurang, hal ini sanggup menjadikan penggelapan asset oleh Kepala Pekerjaan
4. Terkadang mekanisme tidak dilakukan, dikarenakan salah satu petugas Cuti, sakit atau ijin kerja, lantaran perusahaan kecil jadi terbatas tenaga kerjanya. Hal ini menjadikan petugas lain merangkap jabatan, penggelapan asset sanggup terjadi.
5. Terkadang Kwitansi sanggup dimanipulasi oleh pecahan pembelian yang telah bekerjasama dengan pemasok. Sehingga terkadang mendapatkan barang yang lebih mahal dari harga pasar. Mengakibatkan berkurangnya laba perusahaan.
6. Flow Chart terlalu sederhana tidak memperlihatkan pengarsipan dan salah bentuk-bentuk symbolnya.
BAGIAN IV
PERBAIKAN YANG DILAKUKAN PENULIS
PERBAIKAN PENULIS TERHADAP PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA
Dengan melihat beberapa kelemahan yang ditemukan diatas, maka penulis mencoba menciptakan suatu perbaikan terhadap flow chart yang ada :
1. Sebaiknya pimpinan perusahaan ikut menandatangani SPP (Surat Pemesanan Barang), semoga tidak terjadi penggelembungan dana pembelian barang
2. Menambah pekerja untuk pecahan pengeluaran kas, semoga pecahan pencatatan tidak menjadi satu dengan pecahan pengeluaran kas, sehingga sanggup menghindari penggelapan asset.
3. Untuk pekerjaan yang jauh sebaiknya dibentuk DK dengan cara hanya menelpon ke pecahan gudang, sehingga pecahan gudang akan segera mengirim kebutuhan yang sedang dibutuhkan segera. Sehingga Kepala Pekerjaan tidak merangkan sebagai pecahan pembelian barang. Hal ini untuk menghindari penggelapan asset dan penggelembungan dana pelaksanaan pekerjaan
4. Adakan petugas khusus yang bertugas menggantikan setiap pecahan yang tidak masuk kerja.
5. Seharusnya dilibatkan pemasok, sehingga pecahan pembelian tidak terkesan membeli sendiri, dengan adanya pemasok maka perusahaan akan mengetahui harga barang dan kwalitasnya, selain itu untuk menjaga semoga pecahan pembelian tidak memanipulasi kwitansi pembelian.
Dengan mencoba memperbaiki setiap kelemahan dari Prosedur Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja di PT. Adi Putra Cilacap, yang sesuai dengan ilmu yang kami sanggup di kawasan kuliah dari mata kuliah Sistem Akuntansi, semoga sanggup menjadikan perusahaan lebih termanajemen dan lebih sanggup meningkatkan produktifitas kerja tanpa adanya penyelewengan-penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan-karyawannya.
PERBAIKAN FLOW CHART
PROSEDUR PEMBELIAN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN
DI PT. ADI PUTRA CILACAP
BAGIAN V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari semua yang telah penulis sampaikan di atas, maka penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Prosedur merupakan alat yang dipakai untuk memilih bagaimana sebuah perusahaan untuk menjadi lebih termanajemen, menghidarkan dari praktek-praktek kejahatan yang dilakukan oleh internal maupun eksternal dan juga berfungsi sebagai pengawasan intern aktivitas perusahaan
2. Pelaksanaan mekanisme membutuhkan kesadaran dari para pelaku pelaksanaan prosedur. Kesadaran para pelaku mekanisme sanggup terbentuk jikalau ada kebijakan perusahaan yang benar-benar mengikat tanpa sanggup diganggu gugat.
3. Prosedur dibutuhkan untuk segala jenis aktivitas perusahaan, baik kegiaan yang bekerjasama dengan lingkungan eksternal maupun lingkungan internal perusahaan.
4. Keterbatasan pegawai menjadikan menyelewengan terhadap mekanisme yang telah berlaku dan juga faktor lemahnya sebuah manajemen perusahaan akan kebijakannya.
B. SARAN
1. Prosedur yang sudah ada sebaiknya dilaksanakan oleh setiap pecahan yang terdapat didalamnya dengan sesuai tidak menyepelekan salah satu alur prosedur.
2. Dalam melaksanakan pembelian sebaiknya dipilih pemasok yang benar-benar kompeten didalamnya, sehingga tidak mendapatkan barang yang kurang berkualitas. Atau pecahan pembelian selalu mengecek merk, harga, kualitas dan lain sebagainya suatu barang melalui aneka macam media, baik secara pribadi maupun melalui internet, sehingga tidak tertipu oleh pemasok.
3. Sebaiknya perusahaan tidak “irit” tenaga kerja, lantaran dengan perangkapan jabatan menjadikan kerugian bagi perusahaan.
4. Untuk STIE Muhammadiyah Cilacap, sering terjadi dosen yang jarang masuk, sehingga dosen sering merapel mata kuliah, yang seharusnya ahad damai malah masih kuliah dan masih menciptakan kiprah sehingga sanggup menjadikan kurang konsen terhadap ujian.
BAGIAN VI
DAFTAR PUSTAKA
Flow Chart Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kerja, PT. Adi Putra Cilacap
Mulyadi, 1993, Sistem Akuntansi, Edisi 2, Bagian Penerbitan STIE YKPN Yogyakarta
Zaki Baridwan, 1981, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur Metode, Edisi 2, Bagian Penerbitan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta